Par la note circulaire N°0142/MBFP/MTDI/SP-C du 24 juillet 2026, le Ministre délégué chargé du Budget et de la Fonction Publique, Rodrigue S. CHAOU, en collaboration avec le Ministre chargé de la Transformation Digitale et de l’Innovation, a engagé une réforme relative à la gestion des documents administratifs. Cette initiative s’inscrit dans la démarche de dématérialisation des procédures et des archives publiques, avec pour objectif de réduire progressivement le recours aux supports physiques dans le fonctionnement des administrations.

En effet, la dématérialisation du fonds documentaire doit permettre de limiter les dépenses liées à l’achat, à la reproduction et au stockage des documents physiques. La réforme vise également à réduire les besoins en espaces d’archivage et les contraintes liées à la conservation des documents sous format papier. La gestion numérique des documents doit, par ailleurs, faciliter leur traitement et leur consultation dans le cadre des procédures administratives. Cette orientation s’inscrit dans les efforts de modernisation des méthodes de travail au sein des services publics et dans la recherche d’une meilleure maîtrise des dépenses de fonctionnement. La réforme comporte également un volet environnemental. La diminution de l’utilisation du papier dans les administrations doit contribuer à réduire la consommation de ressources liées à la production, à l’impression et à la conservation des documents physiques. La dématérialisation des archives et des procédures est ainsi présentée comme un moyen de réduire l’empreinte environnementale associée au fonctionnement administratif. La mesure établit ainsi un lien entre transformation numérique, gestion budgétaire et réduction de l’utilisation des ressources matérielles. Cela dit que la circulaire du 24 juillet 2026 vient renforcer les orientations engagées en matière de modernisation de l’administration publique béninoise.

En somme, la gestion numérique des documents doit progressivement modifier les pratiques de production, de circulation, de classement et d’archivage des documents au sein des services publics. À travers cette démarche, le Gouvernement entend poursuivre la dématérialisation des procédures administratives, avec pour principaux enjeux la maîtrise des dépenses de fonctionnement, l’amélioration de la gestion documentaire et la réduction de l’utilisation du papier dans l’administration publique.

Cadnel ADEBAYO